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Mémento des bonnes pratiques.
Optimiser son énergie
Actuellement, la gestion du temps est appréhendée de façon globale. "C'est une évolution majeure par rapport aux années 70, lorsqu'un rideau séparait vie personnelle et vie professionnelle; seuls les aspects organisationnels étaient abordés, rappelle Florent Bouër, fondateur d'Ideal Formation et consultant pour Demos. Aujourd'hui, tout l'enjeu est d'apprendre à bien se connaître pour se gérer soi-même."
L'engouement actuel pour la chronopsychologie (ou art d'optimiser son énergie) illustre cette tendance de fond. "Nous avons deux pics d'énergie par jour; l'idée est de traiter les dossiers importants dans ces laps de temps et de regrouper les tâches plus simples lors des phases de creux", témoigne Florent Bouër, qui a notamment suivi les formations de l'Américain Tony Schwartz, référence en la matière.
Apprendre à se ressourcer
Une gestion optimale de soi implique de "bien savoir dépenser son énergie mais aussi de savoir la recharger, indique Florent Bouër. Or, dans un pays imprégné de culture judéo-chrétienne, il est de bon ton de travailler dur et de culpabiliser si l'on "se pose"." Le consultant est souvent obligé de rappeler aux cadres que, s'ils sont épanouis au plan familial, social, physique, culturel, ils seront plus stables et confiants et donc plus performants dans leur travail.
Bien gérer son temps veut dire aussi bien gérer les périodes de repos et de ressourcement. Un effort intense doit être suivi d'une période de relâche totale. Evelyne Platnic-Cohen l'a bien compris. La fondatrice de Booster Academy, centre d'entraînement intensif à la vente, a fondé en 2009 son entreprise. Avec 25 salariés et 50 consultants indépendants, elle génère 3 millions d'euros de chiffre d'affaires.
"Du lundi au vendredi, je suis comme un sprinteur: à fond, puis je m'accorde deux jours de récupération, le samedi et le dimanche. Sans ce régime, je ne tiendrais pas sur le long terme!" Les week-ends se passent à la campagne avec ses deux enfants et son mari, ponctués de séances de natation, de marche rapide et de Zumba, un mix de danse et de gymnastique. La dirigeante veille à dormir huit heures par nuit. Elle pratique chaque semaine le yoga et voit régulièrement acupuncteur et ostéopathe.
Savoir s'organiser
Anticiper et planifier ses activités est essentiel. Chez Deloitte, les jeunes diplômés, à peine leur contrat signé, partent trois semaines en formation sur les méthodes de travail. Une journée est dédiée à l'art de la gestion du temps. Définir ses priorités, hiérarchiser les tâches, réarbitrer au fil de la journée, comprendre comment réagir en situation de stress, apprendre à s'apaiser...
"Nous leur proposons une sorte de boîte à outils dans laquelle ils piochent en fonction de leurs besoins et de leur caractère, car il n'existe pas de réponse toute faite. Chacun s'organise en fonction de sa nature, certains sont organisés dans le désordre!" estime Jean-Marc Mickeler, associé et DRH de Deloitte.
S'appuyer sur une "to-do-list"
Combien de fois entend-on dans les open spaces "Je n'ai pas arrêté de la journée, mais je n'ai rien fait"? Pour reprendre le contrôle, il est utile d'établir chaque matin sa liste de choses à faire incluant une ou deux actions prioritaires. Elle se décline aussi par semaine, mois et année.
Laure Grateau, présidente de la marque de prêt-à-porter tricolore Chacok, raconte: "En janvier, je passe beaucoup de temps avec mes équipes à établir le calendrier prévisionnel pour les douze mois suivants avec les grandes dates concernant la création, le commercial, la production, la logistique. C'est chronophage, mais, ensuite, nous regagnons du temps car nous anticipons l'articulation des différents services."
Unifier son agenda
"Nombre de cadres disposent de deux agendas, un pro et un perso. Je recommande de n'en avoir qu'un seul, cela permet d'anticiper les problèmes, comme ne pas prendre de réunion à 18h30 si l'on va au cinéma à 19 heures avec son conjoint", explique Jean-Pierre Testa, manager responsable de l'offre management et leadership à Cegos et aussi auteur de Maîtrisez votre temps et vos priorités (ESF).
Il est utile d'y insérer des marges de manoeuvre, car "une journée comporte en moyenne 40% d'imprévu", rappelle Florent Bouër, de Demos. Quant aux horaires de rendez-vous, Evelyne Platnic-Cohen recommande de "privilégier 8h30, 11 heures, le déjeuner, puis 15 heures, 17 h 30 et ensuite 19 heures pour un cocktail et le dîner". Comme l'explique la dirigeante, "si l'on cale son premier rendez-vous à 10 heures, le risque est de se lever tardivement et de perdre une plage de travail".
"Quand je prends mes rendez-vous, je prends soin d'éviter les déplacements inutiles et les risques de bouchons. Je rationalise mes trajets, carte à l'appui, exactement comme pour les itinéraires de nos camions", confie Vincent Gruau, président de Majencia, leader français du mobilier de bureau et de l'aménagement d'espaces tertiaires (107 millions d'euros de chiffre d'affaires, 750 collaborateurs).
Déléguer et responsabiliser
Vincent Gruau, de Majencia, confie avoir tendance à beaucoup déléguer. En contrepartie, il "impose une obligation de résultats plus que de moyens". Quand un de ses collaborateurs vient le voir avec un problème, le dirigeant lui demande "de revenir en discuter avec une solution". Ou alors le questionne: "Et toi, tu ferais quoi? D'accord, alors pourquoi ne l'as-tu pas fait?"
Laure Grateau a récemment allégé son agenda. C'est désormais son assistante de direction qui valide l'organisation et le programme des déplacements professionnels des cadres. "Mais pour déléguer, souligne la dirigeante, il faut toutefois que les procédures soient bien carrées. Nous avons testé celle-ci pendant plusieurs mois avant de la lancer."
Soigner sa communication
Comment gérer les collaborateurs qui entrent au fil de la journée dans le bureau? Laure Grateau leur a demandé de lui adresser reporting et demandes de façon regroupée le vendredi, dans des parapheurs remis à son assistante. Tout doit être dans une pochette étiquetée, avec la date, le nom du fichier informatique. "Autant que je n'ai plus à faire moi-même!" lance la chef d'entreprise.
On peut aussi "faire clarifier la demande, le délai, le niveau d'urgence, évaluer le temps nécessaire et décider de traiter la question dans l'instant ou de reporter", explique Jean-Pierre Testa. Dans tous les cas, "pas de précipitation et de réponse à l'emporte-pièce, car c'est précisément dans ces moments que l'on commet des erreurs que l'on mettra des heures à réparer", souligne Florent Bouër. "Bien distinguer le canal de transmission: le courriel est un excellent outil pour donner une information, mais un mauvais vecteur de communication. Si l'on a besoin de voir la réaction de l'interlocuteur, il est à bannir", poursuit Jean-Pierre Testa.
Faire une chose à la fois
Collaborateurs, fournisseurs, clients, partenaires... "Je reçois 600 courriels par jour. Pas question de les lire au rythme de leur arrivée, je perdrais un temps fou. Je les lis par session, deux fois par jour", explique Laure Grateau, de Chacok.
Bonne pioche. Bloquer des plages horaires spécifiques et homogènes, d'une heure trente à deux heures, pour chaque activité est essentiel plutôt que le zapping permanent entre Twitter, LinkedIn, le téléphone..." Consulter ses courriels tout en faisant autre chose entraîne en moyenne une interruption de quinze minutes, voire fait carrément passer à autre chose", constate Florent Bouër.
l'express
Optimiser son énergie
Actuellement, la gestion du temps est appréhendée de façon globale. "C'est une évolution majeure par rapport aux années 70, lorsqu'un rideau séparait vie personnelle et vie professionnelle; seuls les aspects organisationnels étaient abordés, rappelle Florent Bouër, fondateur d'Ideal Formation et consultant pour Demos. Aujourd'hui, tout l'enjeu est d'apprendre à bien se connaître pour se gérer soi-même."
L'engouement actuel pour la chronopsychologie (ou art d'optimiser son énergie) illustre cette tendance de fond. "Nous avons deux pics d'énergie par jour; l'idée est de traiter les dossiers importants dans ces laps de temps et de regrouper les tâches plus simples lors des phases de creux", témoigne Florent Bouër, qui a notamment suivi les formations de l'Américain Tony Schwartz, référence en la matière.
Apprendre à se ressourcer
Une gestion optimale de soi implique de "bien savoir dépenser son énergie mais aussi de savoir la recharger, indique Florent Bouër. Or, dans un pays imprégné de culture judéo-chrétienne, il est de bon ton de travailler dur et de culpabiliser si l'on "se pose"." Le consultant est souvent obligé de rappeler aux cadres que, s'ils sont épanouis au plan familial, social, physique, culturel, ils seront plus stables et confiants et donc plus performants dans leur travail.
Bien gérer son temps veut dire aussi bien gérer les périodes de repos et de ressourcement. Un effort intense doit être suivi d'une période de relâche totale. Evelyne Platnic-Cohen l'a bien compris. La fondatrice de Booster Academy, centre d'entraînement intensif à la vente, a fondé en 2009 son entreprise. Avec 25 salariés et 50 consultants indépendants, elle génère 3 millions d'euros de chiffre d'affaires.
"Du lundi au vendredi, je suis comme un sprinteur: à fond, puis je m'accorde deux jours de récupération, le samedi et le dimanche. Sans ce régime, je ne tiendrais pas sur le long terme!" Les week-ends se passent à la campagne avec ses deux enfants et son mari, ponctués de séances de natation, de marche rapide et de Zumba, un mix de danse et de gymnastique. La dirigeante veille à dormir huit heures par nuit. Elle pratique chaque semaine le yoga et voit régulièrement acupuncteur et ostéopathe.
Savoir s'organiser
Anticiper et planifier ses activités est essentiel. Chez Deloitte, les jeunes diplômés, à peine leur contrat signé, partent trois semaines en formation sur les méthodes de travail. Une journée est dédiée à l'art de la gestion du temps. Définir ses priorités, hiérarchiser les tâches, réarbitrer au fil de la journée, comprendre comment réagir en situation de stress, apprendre à s'apaiser...
"Nous leur proposons une sorte de boîte à outils dans laquelle ils piochent en fonction de leurs besoins et de leur caractère, car il n'existe pas de réponse toute faite. Chacun s'organise en fonction de sa nature, certains sont organisés dans le désordre!" estime Jean-Marc Mickeler, associé et DRH de Deloitte.
S'appuyer sur une "to-do-list"
Combien de fois entend-on dans les open spaces "Je n'ai pas arrêté de la journée, mais je n'ai rien fait"? Pour reprendre le contrôle, il est utile d'établir chaque matin sa liste de choses à faire incluant une ou deux actions prioritaires. Elle se décline aussi par semaine, mois et année.
Laure Grateau, présidente de la marque de prêt-à-porter tricolore Chacok, raconte: "En janvier, je passe beaucoup de temps avec mes équipes à établir le calendrier prévisionnel pour les douze mois suivants avec les grandes dates concernant la création, le commercial, la production, la logistique. C'est chronophage, mais, ensuite, nous regagnons du temps car nous anticipons l'articulation des différents services."
Unifier son agenda
"Nombre de cadres disposent de deux agendas, un pro et un perso. Je recommande de n'en avoir qu'un seul, cela permet d'anticiper les problèmes, comme ne pas prendre de réunion à 18h30 si l'on va au cinéma à 19 heures avec son conjoint", explique Jean-Pierre Testa, manager responsable de l'offre management et leadership à Cegos et aussi auteur de Maîtrisez votre temps et vos priorités (ESF).
Il est utile d'y insérer des marges de manoeuvre, car "une journée comporte en moyenne 40% d'imprévu", rappelle Florent Bouër, de Demos. Quant aux horaires de rendez-vous, Evelyne Platnic-Cohen recommande de "privilégier 8h30, 11 heures, le déjeuner, puis 15 heures, 17 h 30 et ensuite 19 heures pour un cocktail et le dîner". Comme l'explique la dirigeante, "si l'on cale son premier rendez-vous à 10 heures, le risque est de se lever tardivement et de perdre une plage de travail".
"Quand je prends mes rendez-vous, je prends soin d'éviter les déplacements inutiles et les risques de bouchons. Je rationalise mes trajets, carte à l'appui, exactement comme pour les itinéraires de nos camions", confie Vincent Gruau, président de Majencia, leader français du mobilier de bureau et de l'aménagement d'espaces tertiaires (107 millions d'euros de chiffre d'affaires, 750 collaborateurs).
Déléguer et responsabiliser
Vincent Gruau, de Majencia, confie avoir tendance à beaucoup déléguer. En contrepartie, il "impose une obligation de résultats plus que de moyens". Quand un de ses collaborateurs vient le voir avec un problème, le dirigeant lui demande "de revenir en discuter avec une solution". Ou alors le questionne: "Et toi, tu ferais quoi? D'accord, alors pourquoi ne l'as-tu pas fait?"
Laure Grateau a récemment allégé son agenda. C'est désormais son assistante de direction qui valide l'organisation et le programme des déplacements professionnels des cadres. "Mais pour déléguer, souligne la dirigeante, il faut toutefois que les procédures soient bien carrées. Nous avons testé celle-ci pendant plusieurs mois avant de la lancer."
Soigner sa communication
Comment gérer les collaborateurs qui entrent au fil de la journée dans le bureau? Laure Grateau leur a demandé de lui adresser reporting et demandes de façon regroupée le vendredi, dans des parapheurs remis à son assistante. Tout doit être dans une pochette étiquetée, avec la date, le nom du fichier informatique. "Autant que je n'ai plus à faire moi-même!" lance la chef d'entreprise.
On peut aussi "faire clarifier la demande, le délai, le niveau d'urgence, évaluer le temps nécessaire et décider de traiter la question dans l'instant ou de reporter", explique Jean-Pierre Testa. Dans tous les cas, "pas de précipitation et de réponse à l'emporte-pièce, car c'est précisément dans ces moments que l'on commet des erreurs que l'on mettra des heures à réparer", souligne Florent Bouër. "Bien distinguer le canal de transmission: le courriel est un excellent outil pour donner une information, mais un mauvais vecteur de communication. Si l'on a besoin de voir la réaction de l'interlocuteur, il est à bannir", poursuit Jean-Pierre Testa.
Faire une chose à la fois
Collaborateurs, fournisseurs, clients, partenaires... "Je reçois 600 courriels par jour. Pas question de les lire au rythme de leur arrivée, je perdrais un temps fou. Je les lis par session, deux fois par jour", explique Laure Grateau, de Chacok.
Bonne pioche. Bloquer des plages horaires spécifiques et homogènes, d'une heure trente à deux heures, pour chaque activité est essentiel plutôt que le zapping permanent entre Twitter, LinkedIn, le téléphone..." Consulter ses courriels tout en faisant autre chose entraîne en moyenne une interruption de quinze minutes, voire fait carrément passer à autre chose", constate Florent Bouër.
l'express
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