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Pour décrocher le titre d’escroc du siècle, c’est sûr, il ne faisait pas le poids. Pourtant, cet ingénieur commercial de la société d’ingénierie Géa France avait mis au point une petite combine qui ne manquait pas de subtilité.
Toujours sur la route, il utilisait son véhicule personnel : une 11 CV, avait-il déclaré aux services comptables. Vrai au départ. Mais lorsqu’il a troqué sa grosse routière contre une modeste compacte de 5 CV, il s’est bien gardé de le dire. Grâce à ce stratagème, le cadre indélicat a perçu pendant des années une indemnité supérieure de 10 centimes par kilomètre à ce qu’il aurait dû.
Dénoncé par un collègue bien intentionné, le fraudeur a été licencié. Et la DRH de Géa France a tiré les leçons de l’incident : «Désormais, nous demandons aux collaborateurs qui utilisent leur voiture une nouvelle copie de la carte grise chaque année.»
Avantage du contrôle par sondage : tout le monde y passe
Cas isolé ? Non. L’arnaque aux indemnités kilométriques est un classique. En France, elle représenterait même 46% des fraudes identifiées, selon une étude de KDS, un éditeur de logiciel de gestion en ligne des frais professionnels. Devant les fausses factures de taxi (28%) et de restaurant (23%). Au total, ces petits arrangements avec la vérité représenteraient une jolie somme : près de 1,2 milliard d’euros par an rien que pour la France, selon les estimations de KDS et American Express.
Voilà pourquoi les directeurs financiers tiennent tant à ce que les managers contrôlent réellement les notes de frais de leurs troupes plutôt que de les signer à la chaîne. Qui mieux que le supérieur hiérarchique peut subodorer que lors du déjeuner entre collègues qu’on essaie de faire passer pour une séance de travail, le boulot n’a pas été évoqué une seule fois ? Qui, à part lui, a la moindre chance de découvrir que le coûteux livre d’art acheté par un commercial, soi-disant pour un client, est posé en ce moment même sur la table basse du salon de sa belle-mère ?
Pas le chef comptable, c’est certain. Ni le logiciel de gestion des notes de frais, dont est peut-être équipée votre entreprise : il se contente de signaler les dépenses supérieures aux plafonds autorisés. Fort bien, il faut contrôler. Mais comment procéder sans donner l’impression de fliquer ? Et surtout, ne pas y consacrer trop de temps ? Première option, le contrôle par sondage. Chaque mois, vous n’épluchez que quelques notes, à vous de fixer le pourcentage, mais à fond. Bien sûr, vous changez de victimes chaque mois.
«Sur 300 notes de frais, nous en contrôlons à fond une cinquantaine par mois», commente Tiphaine Verneret, la directrice des ressources humaines d’Alma Consulting, une société spécialisée dans la réduction des coûts. Intérêt de la manœuvre : tout le monde y passera. Même ceux de vos collaborateurs à qui vous donneriez le bon Dieu sans confession.
Comme dans les polars, ce sont souvent eux les coupables. Dans ce type de contrôle systématique, il s’agit plus de repérer
les abus que les véritables fraudes. Pas besoin donc de passer des heures sur chaque note. Les fins limiers que nous avons interrogés vérifient surtout les noms et qualités des personnes invitées au restaurant (si elles ont tous des patronymes très courants type Martin, Lebrun ou Descamps, alerte…), les factures d’hôtel pour s’assurer que le salarié ne s’est pas un peu laissé aller sur les extras (téléphone, minibar, pressing…) et le nombre des trajets en taxi (si toutes les fiches portent la même écriture, re-alerte…).
Autre indice qui peut laisser soupçonner une petite triche : le fait de remettre systématiquement ses notes en retard et donc de cumuler plusieurs mois. En procédant de la sorte, certains cadres espèrent que leurs frais un peu limites seront noyés dans la masse. Et ils savent bien que, trois mois après les faits, leur patron aura oublié que le jour indiqué sur cette fiche de taxi, ils étaient en RTT. Passez également en vigilance orange devant les notes brouillonnes et raturées, les mentions manuscrites illisibles, les justificatifs égarés remplacés par la copie d’un ticket de carte de crédit et les factures non détaillées.
Ainsi, une note de restaurant avec la simple formule «quatre repas» suivie d’un montant unique sent l’entourloupe. Il y a de fortes chances pour que le nombre de convives ait été inférieur à ce qui est indiqué. Mais une addition pour deux personnes avec apéritifs et une bouteille de saint- estèphe à 130 euros vous aurait probablement énervé. Et comme la plupart des restaurateurs acceptent ce petit trafic, on a sans doute voulu vous éviter un stress…
Pour coincer les récidivistes, comparez plusieurs mois
La deuxième façon de contrôler les frais ne doit rien, elle, au hasard. Elle concerne les salariés que vous avez de bonnes raisons de soupçonner et que vous voulez coincer. L’enquête, cette fois, va être plus méticuleuse. Une facture d’hôtel un peu salée ? Appelez l’établissement pour connaître le prix de la nuitée. Plusieurs directeurs d’hôtel, deux et trois étoiles, nous ont confirmé qu’on leur demandait fréquemment de gonfler le prix de la chambre sur la facture pour y glisser des frais qui, sans cela, apparaîtraient en clair. Ce qu’ils acceptent de faire pour la plupart. Sans le savoir, votre entreprise sponsorise peut-être des activités aussi peu professionnelles que le visionnage d’un film X sur le canal coquin de l’hôtel.
Ou encore un dîner en room service avec un «prospect» de sexe féminin, rencontré – quel hasard ! – au bar du même hôtel. N’ayons pas l’esprit mal tourné : parfois, c’est l’épouse qui joue les passagers clandestins lors des voyages d’affaires.
Ainsi, dans un grand groupe français de télécoms, les cadres sup utilisent volontiers leurs «miles» gratuits pour emmener Madame dans leurs bagages. Pendant qu’ils bossent, elle visite Shanghai ou New York. «Pas condamnable en soi, sauf que les frais de bouche des épouses n’ont pas à être assumés par la boîte. Alors, je surveille», explique un dirigeant.
Autre détail à vérifier, car il figure rarement sur les justificatifs : le jour de la semaine auquel correspond la dépense. Sauf dans certains pays musulmans, un «dîner client» le dimanche est forcément un peu suspect. La saison aussi a son importance.
«Comme par hasard, les achats de CD et de DVD sont plus fréquents vers les mois de novembre et décembre», commente
Alain Vimont, directeur financier de l’agence de communication DraftFCB. Avec lui, la justification «culture personnelle», recevable dans les métiers de création, a désormais du mal à passer.
Très instructif également : le rapprochement des notes de frais sur une longue période. Car, tel un «serial killer» (en beaucoup moins grave, c’est entendu), le tricheur a tendance à reproduire le même mode opératoire. Contrôler, c’est bien. Le faire savoir, c’est mieux. Pas besoin d’en faire des tonnes. Un simple «alors Bertrand, il était bon ce riz de veau aux morilles ?», lancé en public suffira à montrer que vous regardez les additions. Et si, malgré tout, certains tentent le diable et se font pincer, ne flanchez pas.
«Je reçois l’intéressé et si ce n’est pas trop grave, je me contente de quatre mots : “Une fois, ça va”, explique un patron.
En général, ça suffit.» Dans les cas plus graves, les tribunaux admettent volontiers le licenciement, en particulier quand le cadre a produit de faux justificatifs et qu’il a signé son crime. Au fait, la voilà, la première chose à vérifier : la signature est-elle bien là ? Pas trop tremblante ?
Par Capital
Toujours sur la route, il utilisait son véhicule personnel : une 11 CV, avait-il déclaré aux services comptables. Vrai au départ. Mais lorsqu’il a troqué sa grosse routière contre une modeste compacte de 5 CV, il s’est bien gardé de le dire. Grâce à ce stratagème, le cadre indélicat a perçu pendant des années une indemnité supérieure de 10 centimes par kilomètre à ce qu’il aurait dû.
Dénoncé par un collègue bien intentionné, le fraudeur a été licencié. Et la DRH de Géa France a tiré les leçons de l’incident : «Désormais, nous demandons aux collaborateurs qui utilisent leur voiture une nouvelle copie de la carte grise chaque année.»
Avantage du contrôle par sondage : tout le monde y passe
Cas isolé ? Non. L’arnaque aux indemnités kilométriques est un classique. En France, elle représenterait même 46% des fraudes identifiées, selon une étude de KDS, un éditeur de logiciel de gestion en ligne des frais professionnels. Devant les fausses factures de taxi (28%) et de restaurant (23%). Au total, ces petits arrangements avec la vérité représenteraient une jolie somme : près de 1,2 milliard d’euros par an rien que pour la France, selon les estimations de KDS et American Express.
Voilà pourquoi les directeurs financiers tiennent tant à ce que les managers contrôlent réellement les notes de frais de leurs troupes plutôt que de les signer à la chaîne. Qui mieux que le supérieur hiérarchique peut subodorer que lors du déjeuner entre collègues qu’on essaie de faire passer pour une séance de travail, le boulot n’a pas été évoqué une seule fois ? Qui, à part lui, a la moindre chance de découvrir que le coûteux livre d’art acheté par un commercial, soi-disant pour un client, est posé en ce moment même sur la table basse du salon de sa belle-mère ?
Pas le chef comptable, c’est certain. Ni le logiciel de gestion des notes de frais, dont est peut-être équipée votre entreprise : il se contente de signaler les dépenses supérieures aux plafonds autorisés. Fort bien, il faut contrôler. Mais comment procéder sans donner l’impression de fliquer ? Et surtout, ne pas y consacrer trop de temps ? Première option, le contrôle par sondage. Chaque mois, vous n’épluchez que quelques notes, à vous de fixer le pourcentage, mais à fond. Bien sûr, vous changez de victimes chaque mois.
«Sur 300 notes de frais, nous en contrôlons à fond une cinquantaine par mois», commente Tiphaine Verneret, la directrice des ressources humaines d’Alma Consulting, une société spécialisée dans la réduction des coûts. Intérêt de la manœuvre : tout le monde y passera. Même ceux de vos collaborateurs à qui vous donneriez le bon Dieu sans confession.
Comme dans les polars, ce sont souvent eux les coupables. Dans ce type de contrôle systématique, il s’agit plus de repérer
les abus que les véritables fraudes. Pas besoin donc de passer des heures sur chaque note. Les fins limiers que nous avons interrogés vérifient surtout les noms et qualités des personnes invitées au restaurant (si elles ont tous des patronymes très courants type Martin, Lebrun ou Descamps, alerte…), les factures d’hôtel pour s’assurer que le salarié ne s’est pas un peu laissé aller sur les extras (téléphone, minibar, pressing…) et le nombre des trajets en taxi (si toutes les fiches portent la même écriture, re-alerte…).
Autre indice qui peut laisser soupçonner une petite triche : le fait de remettre systématiquement ses notes en retard et donc de cumuler plusieurs mois. En procédant de la sorte, certains cadres espèrent que leurs frais un peu limites seront noyés dans la masse. Et ils savent bien que, trois mois après les faits, leur patron aura oublié que le jour indiqué sur cette fiche de taxi, ils étaient en RTT. Passez également en vigilance orange devant les notes brouillonnes et raturées, les mentions manuscrites illisibles, les justificatifs égarés remplacés par la copie d’un ticket de carte de crédit et les factures non détaillées.
Ainsi, une note de restaurant avec la simple formule «quatre repas» suivie d’un montant unique sent l’entourloupe. Il y a de fortes chances pour que le nombre de convives ait été inférieur à ce qui est indiqué. Mais une addition pour deux personnes avec apéritifs et une bouteille de saint- estèphe à 130 euros vous aurait probablement énervé. Et comme la plupart des restaurateurs acceptent ce petit trafic, on a sans doute voulu vous éviter un stress…
Pour coincer les récidivistes, comparez plusieurs mois
La deuxième façon de contrôler les frais ne doit rien, elle, au hasard. Elle concerne les salariés que vous avez de bonnes raisons de soupçonner et que vous voulez coincer. L’enquête, cette fois, va être plus méticuleuse. Une facture d’hôtel un peu salée ? Appelez l’établissement pour connaître le prix de la nuitée. Plusieurs directeurs d’hôtel, deux et trois étoiles, nous ont confirmé qu’on leur demandait fréquemment de gonfler le prix de la chambre sur la facture pour y glisser des frais qui, sans cela, apparaîtraient en clair. Ce qu’ils acceptent de faire pour la plupart. Sans le savoir, votre entreprise sponsorise peut-être des activités aussi peu professionnelles que le visionnage d’un film X sur le canal coquin de l’hôtel.
Ou encore un dîner en room service avec un «prospect» de sexe féminin, rencontré – quel hasard ! – au bar du même hôtel. N’ayons pas l’esprit mal tourné : parfois, c’est l’épouse qui joue les passagers clandestins lors des voyages d’affaires.
Ainsi, dans un grand groupe français de télécoms, les cadres sup utilisent volontiers leurs «miles» gratuits pour emmener Madame dans leurs bagages. Pendant qu’ils bossent, elle visite Shanghai ou New York. «Pas condamnable en soi, sauf que les frais de bouche des épouses n’ont pas à être assumés par la boîte. Alors, je surveille», explique un dirigeant.
Autre détail à vérifier, car il figure rarement sur les justificatifs : le jour de la semaine auquel correspond la dépense. Sauf dans certains pays musulmans, un «dîner client» le dimanche est forcément un peu suspect. La saison aussi a son importance.
«Comme par hasard, les achats de CD et de DVD sont plus fréquents vers les mois de novembre et décembre», commente
Alain Vimont, directeur financier de l’agence de communication DraftFCB. Avec lui, la justification «culture personnelle», recevable dans les métiers de création, a désormais du mal à passer.
Très instructif également : le rapprochement des notes de frais sur une longue période. Car, tel un «serial killer» (en beaucoup moins grave, c’est entendu), le tricheur a tendance à reproduire le même mode opératoire. Contrôler, c’est bien. Le faire savoir, c’est mieux. Pas besoin d’en faire des tonnes. Un simple «alors Bertrand, il était bon ce riz de veau aux morilles ?», lancé en public suffira à montrer que vous regardez les additions. Et si, malgré tout, certains tentent le diable et se font pincer, ne flanchez pas.
«Je reçois l’intéressé et si ce n’est pas trop grave, je me contente de quatre mots : “Une fois, ça va”, explique un patron.
En général, ça suffit.» Dans les cas plus graves, les tribunaux admettent volontiers le licenciement, en particulier quand le cadre a produit de faux justificatifs et qu’il a signé son crime. Au fait, la voilà, la première chose à vérifier : la signature est-elle bien là ? Pas trop tremblante ?
Par Capital
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